VALIDATION RULE pada Excel

Mungkin tulisan ini tidak begitu penting dalam penggunaan Rumus excel di kehidupan sehari-hari, namun bagi para analist data dan petugas entry data validation rule bisa digunakan untuk meminimalkan kesalahan proses pengentrian dan mempermudah seorang analis untuk menemukan tempat kesalahan data,

Baik, tanpa berpanjang lebar mari kita perhatikan studi kasus berikut :

Seorang Guru ingin memasukkan nilai siswa didiknya di excel pada kolom C seperti dibawah ini :

 

Guru tersebut ingin agar pada saat entry nilai, jika ditemukan nilai dibawah 70 maka akan muncul dialog box berisi peringatan kesalahan pengentryan,

Untuk menyelesaikan kasus diatas perhatikan langkah berikut :

1. Block cell yang ingin diberi validation rule (kolom C)
2. Klik menu data pilih data validation
3. Pilih data validation
4.  Karena nilai yang boleh dimasukkan adalah 1-100 dengan nilai yang diperbolahkan atau dinyatakan lulus diatas 70, maka pada validation criteria pilihan any value diganti dengan Whole number
5. Pada tab setting , Pilih between dan tentukan batas nilai bawah dan atas, contoh kasus diatas batas bawah 69 dan batas atas 100,(kenapa harus 70 untuk batas bawah kok tidak 69? Asumsinya adalah bahwa KKM atau Kriteria Ketuntasan Minimal 70, sehingga nilai 70 masih memenuhi KKM lebih lanjut yang terpilih adalah between artinya angka ninimal masih terhitung
6. Langkah berikutnya anda bisa memasukkan input massage, input masage ini berguna untuk memberikan informasi  tentang batasan angka yang harus anda input, massage input ini bebas sesuai dengan keinginan anda, contoh : nilai puluhan
7. Sedangkan error alert digunakan apabila angka yang anda input diluar kriteria yang anda masukkan (nilai dibawah 70), perlu diperhatikan ada 3 opsi pilihan yaitu

                                     a.      Stop                   :     Anda tidak akan bisa mengentry nilai jika nilai di luar katagory diatas

1. b.      Warning           :     Anda masih bisa memasukkan nilai diluar kategory dengan mengkonformasi peringatan yang ada

   c.       Information    :     apabila Anda memilih opsi ini excel akan memberikan informasi bahwa angka di luar katagory yang sudah anda masukkan tanpa harus anda konfirmasi

 

88. Asusmikan bahwa ada nilai yang dibawah 70 sehingga anak tersebut harus mengulang maka Pilih Warning karena seperti dijelaskan diatas anda masih bisa mengentry nilai dibawah 70, berbeda dengan stop yang sama sekali tidak bisa dilakukan apabila nilai dibawah 70

9. Akhiri dengan menean tombol OK apabila semua sudah dirasa benar dan sesuai keinginan.

10. Langkah berikutnya tinggal mengisi nilai :

a.  Perhatikan saat anda memilih / berada di cell nilai pada kolom C, akan muncul massage input yang anda masukkan tadi

b.  Perhatikan juga saat anda mengentry nilai dibawah 70

 

Adapun bagi seorang analist data , Data Validation juga sangat mempermudah dalam pencarian kesalahan , tidak hanya bagi analist data, seperti contoh kasus diatas Anda bisa melihat nilai mana saja yang dibawah angka 70 dengan memilih  cicle invalid data pada pilihan Data Validation untuk memberi lingkaran pada angka dibawah atau diluar kriteria

Catatan :

Data Validation bisa berisi lebih dari 1 katagory, artinya anda juga bisa mengatur angka desimal yang boleh dientry, contoh : range yang diperbolahkan 0.2 s.d 0.8, dll

Demikian yang bisa penulis kupas tentang DATA VALIDATION, semoga bermanfaat dan akhirnya selamat mencoba.. (Agus Wijanarko)

9.