Cara Mudah Menggunakan Data Validation Pada Excel

Data Validation pada Excel sangat berguna untuk meminimalisir kesalahan dalam melakukan input data baik untuk data laporan maupun data penting lainnya, misalnya jika kita bekerja dibagian keuangan, kita diminta membuat laporan keuangan untuk diserahkan sesegera mungkin. Dalam tertekan tersebut bisa memungkinkan kita bekerja dengan terburu-buru dan kemungkinan akan terjadi kesalahan inputan data. Maka hal ini sangat beresiko buruk untuk kepentingan laporan keuangan.

Maka saat ini tidak perlu khawatir lagi, karena pada Excel telah tersedia fitur untuk meminimalisi kesalahan yakni dengan bantuan fitur Data Validation tepatnya pada fungsi Circle Invalid Data, lalu bagaimana cara mengoperasikannya? Mari simak ulasan berikut.

Sebagai contoh, coba perhatikan tampilan dibawah ini, Adakah hal yang salah?

Cara 1 menggunakan data validation pd excelIya, terlihat bahwa nilai total adalah sebesar 700.000 padahal seharusnya 740.000, mengapa bisa begitu? Disinalah telah terjadi kesalahan, Anda bisa lihat pada cell D4 yang seharusnya harga barang Mouse itu sebesar 40.000, tapi disana tertulis 4A,000. Terdapat huruf A diantara angka-angka tersebut.

Maka untuk mencegah hal ini terjadi, Anda dapat menggunakan fitur data Validation yaitu caranya sebagai berikut.

  1. Blok data cell D3 sampai cell D7 pada contoh tampilan diatas.
  2. Pilih tab Data > Data Validation > Data Validation.

Cara 2 menggunakan data validation pd excel        3. Maka akan tampil dialog data validation, pilih tab setting, pada Allow pilih Whole number, pada Data pilih greater than or equal to, dan pada Minimum isikan angka 0 (nol). Klik Ok.

Cara 3 menggunakan data validation pd excel        4. Selanjutnya, arahkan kembali kursor ke Tab Data > Data Validation, namun sekarang pilih bagian Circle Invalid Data. Seperti berikut.

Cara 4 menggunakan data validation pd excel         5. Maka apa yang terjadi? Ternyata benar letak kesalahan ada pada cell D4 yakni harga Mouse 4A,000, seperti yang ditandai lingkaran merah yang keluar secara otomatis. Tanda lingkaran merah tersebut merupakan efek dari fitur Circle Invalid Data.

Cara 5 menggunakan data validation pd excel         6. Cobalah, Anda hapus isi cell D4 tersebut, lalu ganti dengan angka yang valid, misalnya 40,000 (ganti huruf A menjadi angka 0), Apa yang terjadi ?

Cara 6 menggunakan data validation pd excel           7. Betul sekali, maka data Total akan menunjukan hasil yang benar yakni 740,000. Kemudian untuk membuktikannya lagi, dalam keadaan Data Validation sudah aktif, kita ganti angka 150,000 pada DVD ROM dengan angka 1A0,000. Maka pada saat memasukan data tersebut akan muncul pesan error seperti berikut.

Cara 7 menggunakan data validation pd excel

Dengan begitu, jika kita memasukan data yang salah maka secara otomatis akan muncul pesan error, dan hal ini sangat membantu sekali dalam melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan laporan penting seperti data laporan keungan. Namun yang perlu diingat adalah sebelum melakukan pengisian data keuangan terlebih dahulu aktifkan Data Validation, tentu caranya sangat mudah seperti yang telah dibahas di atas. Semoga Bermanfaat.

 

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

* Copy This Password *

* Type Or Paste Password Here *