Membuat Kartu Ujian Semester dengan Excel

Bagaimana cara membuat kartu ujian semester dengan Excel? Mungkin itu merupakan salah satu pertanyaan yang akan ditanyakan oleh seorang guru terhadap petugas yang membuat kartu ujian, jawabannya sederhana, kita hanya perlu mempelajari fungsi Offset pada Excel.

Bagi bapak  ibu dan staff admin sekolah sebelumnya kita sudah belajar membuat administrasi pengajaran dengan rumus excel pilihan khusus untuk membantu pekerjaan di lingkup sekolah, yaitu:

1. Cara membuat raport disini

2. Cara membuat ranking disini dan disini

3. Cara membuat absensi siswa disini

4. Cara menghitung IPK mahasiswa disini

Nah dalam materi kursus excel  sekarang kita akan membhasa 1 lagi administrasi sekolah yaitu memanfaatkan fungsi offset untuk pembuatan kartu ujian. Fungsi Offset adalah mengembalikan satu referensi ke suatu range ditetapkan jumlah baris dan jumlah kolomnya dari suatu sel atau range dari sel. Referensi yang dikembalikan dapat menjadi sebuah sel tunggal atau range sel. Penulisan fungsi Offset :

=OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])

Untuk lebih jelasnya lagi, kita langsung saja mempraktekannya pada Microsoft Excel. Fungsi offset ini akan dipresentasikan untuk membuat kartu ujian semester. Terlebih dahulu siapkan 3 worksheet pada Excel sebagai berikut :

1. Worksheet pertama, beri nama TKJ01 berisikan nama, kelas, nomor ujian dan ruangan.

2. Worksheet kedua, beri nama TKJ02 berisikan nama, kelas, nomor ujian dan ruangan.

3. Worksheet ketiga, merupakan lembar kerja yang berisikan data untuk dibuat kartu ujian.

khusus untuk Worksheet pertama dan Worksheet kedua, pada bagian Nomor Ujian isikan rumus =RANDBETWEEN(111,999)+ROW() dan kolom ruangan isikan dengan rumus =–LEFT(E5). Selanjutnya untuk Worksheet ketiga kita gunakan fungsi combo box, caranya arahkan kursor pada tab developer, pilih insert dan pilih Combo Box.

Selanjutnya klik kanan pada Combo Box, pilih Format Control, maka akan tampil jendela, pada bagian control input name isikan J7:J8 dan cell link D1, Klik OK. seperti tampilan berikut.

Selanjutnya untuk mengisi kartu ujian yang terdiri dari masukan rumus berikut :

1. Rumus sel D8 (Nama Siswa), =OFFSET(INDIRECT(INDEX(J7:J8,K7)&”!C4″),B7,0)
2. Rumus sel D9 (Kelas), =OFFSET(INDIRECT(INDEX(J7:J8,K7)&”!C4″),B7,1)
3. Rumus sel D10 (Nomor Ujian), =OFFSET(INDIRECT(INDEX(J7:J8,K7)&”!C4″),B7,2)
4. Rumus sel D11 (Ruangan), =OFFSET(INDIRECT(INDEX(J7:J8,K7)&”!C4″),B7,3)

Setelah rumus tersebut diatas di isikan pada masing-masing kolom, kemudian pada Combo Box pilih TKJ01, maka hasilnya seperti berikut

Catatan: pada sel J6 merupakan jumlah daftar kelas yang akan dibuatkan kartu ujian, kolom ini akan berhubungan langsung dengan fungsi Combo box.

Demikian contoh penggunaan formula OFFSET untuk dinamik range beserta penjelasannya. Penggunaan dinamik range sangat penting untuk otomatisasi lembar excel yang selalu berubah range selnya. Semoga Bermanfaat…